Az intézményi tagok jelentkezéséhez szükséges nyomtatványok:

• az egyesületi honlapon található intézményi nyilvántartási lap kitöltése;

• az intézmény alapító okirata vagy valamilyen más, a létét igazoló hivatalos okirat másolata;

• az intézmény képviselőjének (vezetőjének) kinevezési okmánya vagy bármely, őt igazoló okirat (pl. banki aláírási címpéldány)

• az igazolt képviselő által írt meghatalmazás az intézmény állandó egyesületi képviselője számára;

• felsőoktatási könyvtár esetében, ha a könyvtár vezetője hatalmaz meg egy egyesületi képviselőt, akkor még igazolni kell a könyvtár vezetőjének jogosultságát is: a felsőoktatási intézmény (igazolt) vezetője által a könyvtár vezetőjének kinevezését.